İZMİR BAYRAKLI BELEDİYE BAŞKANLIĞI
http:// bayrakli.bel.tr
iklimdegisikligi@bayrakli.bel.tr
02324772000
Anadolu caddesi no 125 Bayraklı /İZMİR
İZMİR BAYRAKLI BELEDİYE BAŞKANLIĞI
http:// bayrakli.bel.tr
iklimdegisikligi@bayrakli.bel.tr
02324772000
Anadolu caddesi no 125 Bayraklı /İZMİR

Genel Bilgiler

Proje Adı
Bayraklı Belediyesi Fiziksel Arsivinin Dijital Ortama Aktarılması
Proje Sahibi
İZMİR BAYRAKLI BELEDİYE BAŞKANLIĞI
Adres
Anadolu caddesi no 125 Bayraklı /İZMİR
Web Sitesi
Proje Durumu
Tamamlandı

Akıllı Şehir Bileşenleri

Coğrafi Bilgi Sistemleri

Bilgi Teknolojileri

Bilgi Güvenliği

Akıllı Mekân Yönetimi

Akıllı İnsan

Sektörler

Sürdürülebilir Çevre Gelişmiş Altyapı Arazi Kullanımı Dirençlilik Sosyal Katılım Sosyal Kalkınma Güvenlik Veri Ekonomi Dönüşüm Teknolojileri Yeşil Dönüşüm

Proje Hakkında

Projenin Amacı

  • Genel Amaç:
    İzmir’deki kamu kurumlarının dijital dönüşümüne katkı sağlamak.

  • Özel Amaçlar:

    • Bayraklı Belediyesi İmar ve Şehircilik ile Emlak ve İstimlak Müdürlüklerine ait fiziki arşivlerin dijital ortama aktarılması.

    • Dijital Arşiv Birimi kurulması ve sürdürülebilirliğinin sağlanması.

    • Arşivleri kullanan toplam 154 personele belge ve arşiv yönetimi eğitimi verilmesi.


Hedef Kitle ve Yararlanıcılar

  • Hedef Grup:
    Belediye arşivlerini aktif kullanan 154 personel.

  • Nihai Yararlanıcılar:

    • Bayraklı’da taşınmaz sahibi 257.435 vatandaş,

    • Belediyeyle işlem yapan kamu kurumları ve tüzel kişiler (örn. gayrimenkul değerleme firmaları).


Temel Faaliyetler

  1. Proje ekibi kurulması

  2. İhale süreci

  3. Dijital arşiv birimi kurulması

  4. Fiziki arşivin dijital ortama aktarılması

  5. Eğitim materyalleri hazırlanması

  6. 154 personele belge/arşiv eğitimi verilmesi

  7. Görünürlük ve raporlama faaliyetleri

  8. İyi uygulama örnekleri için saha ziyareti


Beklenen Sonuçlar

  • Arşiv belgelerine hızlı ve güvenli erişim sağlanacak.

  • İş yükü ve zaman kaybı azalacak, verimlilik artacak.

  • Vatandaş hizmet memnuniyeti yükselecek.

  • Doğal kaynaklar korunacak, kâğıtsız ofis uygulamaları yaygınlaşacak.

  • Fiziki belgelerin yıpranması engellenecek.

  • Afet durumlarında belge güvenliği sağlanacak.

  • Stajyer istihdamıyla gençlere katkı sunulacak.


Gerekçe

  • Belediyede yıllık ortalama 12.000 dosya işlem görüyor.

  • Fiziki arşiv erişimi zaman alıyor ve personel üzerinde ek yük oluşturuyor.

  • Dosyalar tek nüsha olduğundan birden fazla müdürlüğün aynı anda erişimi mümkün değil.

  • Fiziki şartlar (arşivin alt katta olması, taşıma araçları kullanılması, asansör yoğunluğu vb.) erişimi zorlaştırıyor.

  • Dijital arşiv, bu sorunları çözmeyi ve kurumsal dijitalleşmeyi amaçlıyor.

Proje Vizyonu

Fiziki arşivlerin dijital ortama aktarılması Kurum personelinin dijital arşiv sistemine uyumunun sağlanması Hizmetlerin hızlanması ve işlem süresinin azalması Kâğıtsız ofis modeline geçerek çevresel sürdürülebilirliğe katkı Bilgi güvenliği, veri kaybına karşı önlem ve afet dayanıklılığı Vatandaşa daha kaliteli, hızlı ve şeffaf hizmet sunumu

Teknolojiler

1. Belge Tarama ve Sayısallaştırma Teknolojileri Yüksek çözünürlüklü belge tarayıcılar (scanner’lar) Otomatik beslemeli (ADF) tarayıcı sistemleri Dosya formatı dönüştürücü yazılımlar (PDF, TIFF, JPEG) 2. Dijital Arşiv Yazılımı Belgelerin meta verileriyle birlikte indekslenmesi Arama, filtreleme ve yetkilendirme özellikleri Veri tabanı temelli arşiv yönetimi (muhtemelen SQL tabanlı) 3. Kurum İçi Entegrasyon Sistemleri Arşiv yazılımı ile belediyede mevcut kurumsal veri sistemlerinin entegrasyonu (örneğin: e-imar, e-belediye sistemleri) 4. Bilgi Güvenliği ve Erişim Kontrolü Yetkilendirme sistemleri (kim hangi belgelere ulaşabilir?) Yedekleme sistemleri ve felaket kurtarma planları 5. Eğitim ve Bilgilendirme Teknolojileri Dijital eğitim materyalleri (eğitim videoları, sunumlar) Eğitim sunum sistemleri (projektör, bilgisayar, LMS yazılımları olabilir)

Hedef Kitle

İlçe -Bayraklı’da taşınmaz sahibi 257.435 vatandaş Belediyeyle işlem yapan kamu kurumları Gayrimenkul firmaları gibi tüzel kişiler Belediyeye başvuruda bulunan diğer vatandaşlar

Paydaşlar

Kamu Kurumu - Açıklama: ADALET , ÇEVRE VE ŞEHİCİLİK , TAPU

Şahıs - Açıklama: VATANDAŞ İMAR BAŞVURULARI

Özel Sektör - Açıklama: İNŞAAT FİMALARI - MİMARLIK OFİSLERİ

Proje Çıktısı/Sonucu

Proje sonunda Bayraklı Belediyesi, modern, güvenli, erişilebilir ve verimli bir dijital arşiv sistemine sahip olacak. Bu sayede, hem belediye çalışanları hem de vatandaşlar için bilgiye ulaşım kolaylaşacak ve kamu hizmetleri daha verimli bir şekilde sunulabilecek. Proje çıktısı, Bayraklı ilçesindeki kamu hizmetleri için dijital dönüşüm sürecini başlatacak ve belediyenin daha hızlı, daha güvenli, daha verimli bir şekilde işleyişini sağlayacaktır.

Proje Lokasyonu