İletişim Teknolojileri
Coğrafi Bilgi Sistemleri
Bilgi Teknolojileri
Akıllı Yönetişim
Proje,
programın "Kurumların sunduğu hizmetlerin dijitalleşmesine yönelik gerekli
altyapının oluşturulması, kurumlarda beşeri kapasitenin geliştirilmesi ve
teknoloji tabanlı uygulamaların yaygınlaştırılması" önceliğine hizmet
etmektedir. Konak, İzmir'in merkez ilçesi olması nedeniyle çok yoğun bir nüfus
ve yapılaşmaya sahiptir. İlçede %100 şehirleşme oranı vardır. 24 metrekare alan
içerisinde 336.545 kişi ikamet etmektedir. İlçede yoğun olarak yaşayan
mülteciler ve kayıtsız kişiler eklenince bu sayı yükselmektedir. Bu nedenle
ilçede birçok bina bulunmaktadır ve bu binayla ilgili işlemler Konak Belediyesi
İmar ve Şehircilik Müdürlüğü tarafından yapılmaktadır. Hem vatandaşlardan hem
de kurumlardan çok fazla başvuru gelmektedir. Konak Belediyesi İmar ve Şehircilik
Müdürlüğüne bu kurum ve şahıslardan yılda 15.000 ila 20.000 arası evrak talebi
gelmektedir. Yapılan taleplerin başında suret müracaatları gelmektedir. Suret
müracaatlarında elektrik, su, doğalgaz vb. hizmetlere abonelik işlemleri için
yapı ruhsatı, yapı kullanma izin belgesi gibi belgeler ile mimari, elektrik,
tesisat, asansör vb. projelerin suretleri talep edilmektedir. Konak
Belediyesinin halihazırda yürütmekte olduğu iki büyük kentsel dönüşüm projesi
nedeniyle önümüzdeki dönemde imar evrakı talep sayısının artması
beklenmektedir. Söz konusu başvurularla ilgili talepler farklı bir binada
bulunan Arşiv Birimine iletilmekte ve bu evraklar hazırlandıktan sonra her
sabah 2 görevli personel tarafından kamyonet tipi bir araçla alınarak
Müdürlüğün ana hizmet binasına getirilmekte, talep karşılandıktan sonra da yine
aynı araçla Arşiv Birimine teslim edilmektedir. Bu işlemler sırasında hem
zaman, hem işgücü hem de yakıt kaybı yaşanmaktadır. Tüm bu bilgiler ışığında
işlemlerin bu şekilde sürdürülmesi kamu kaynaklarının etkin ve optimize bir
şekilde kullanılmasına engel teşkil etmekte olup, işlem süreçlerini uzatmakta
ve çok kritik bilgi ve belgelerin kaybolabilmesine sebebiyet verebilmektedir.
Evrakların fiziksel bir arşivde bulunması olası bir yangın ya da selde yok olma
riskini de bulundurmaktadır. Tüm bu ihtiyaç ve sorunlar dijital arşivin hayata
geçirilmesi zorunluluğunu doğurmuştur. Bu bağlamda Konak Belediyesi Dijital
Arşiv Projesiyle, Konak Belediyesi İmar ve Şehircilik Müdürlüğü bünyesinde
bulunan fiziki ortamdaki belge ve dosyaların Arşiv Yönetim Sistemi Programı ile
elektronik ortamda, güvenli ve sistematik bir şekilde saklanması, yönetilmesi,
evraklara hızlı ve güvenli ulaşımının sağlanması, bilgi ihtiyacını karşılamada
fiziki belgeye bağımlılığın en az seviyeye indirmesi, çağın gerektirdiği
teknolojilerin en üst düzeyde kullanılması sağlanmaktadır. Konak Belediyesi
İmar ve Şehircilik Müdürlüğü arşivindeki 6.939.912 sayfa A3/A4 boyutunda evrak
ve 750.000 metre A0 ebatlarındaki projenin taranması ve Dijital Arşiv'in
oluşturulması hedeflenmiş ve taramalar tüm hızıyla devam etmektedir.
Yerel Yönetim - Açıklama: Konak Belediyesi İmar ve Şehircilik Müdürlüğü
EN
