EPKAS - Elektronik Proje Kontrol ve Arşivleme Sistemi

KONYA SELÇUKLU BELEDİYE BAŞKANLIĞI
https://www.selcuklu.bel.tr/

belediye@selcuklu.bel.tr
4449919

Şeyh Şamil Mh. Doç. Dr. Halil Ürün Cad. No: 19 Pk:42070 Selçuklu / Konya, Türkiye

Kurum Profili

Genel Bilgiler

Proje Adı

EPKAS - Elektronik Proje Kontrol ve Arşivleme Sistemi

Proje Sahibi

KONYA SELÇUKLU BELEDİYE BAŞKANLIĞI

Adres

Şeyh Şamil Mh. Doç. Dr. Halil Ürün Cad. No: 19 Pk:42070 Selçuklu / Konya, Türkiye

Web Sitesi

https://ebelediye.selcuklu.bel.tr/EDilekce/Basvurular

Proje Durumu

Devam Ediyor

Akıllı Şehir Bileşenleri

İletişim Teknolojileri

Bilgi Teknolojileri

Bilgi Güvenliği

Akıllı Yönetişim

Akıllı İnsan

Sektörler

Sosyal Katılım Güvenlik Dönüşüm Teknolojileri

Proje Hakkında

Yapı ruhsatı talebinde bulunan firma/vatandaşlarımızın projelerini dijital ortamda e-imza ile imzalayarak web üzerinden Belediye süreç yönetimi uygulamasına yüklediği, süreç adımlarında SMS/e-posta ile bilgilendirilip, isterse web sayfasından takip edebildiği, kontrol ve onayın belediyemiz mimar/mühendisleri tarafından dijital ortamda e-imzayla yapıldığı ve nihai olarak onaylanmış e-imzalı/zaman damgalı proje dosyalarının, tarama işlemi gerektirmeden dijital arşive kaydının sağlandığı sistemdir.

Proje sorumluları “inşaat-makine-elektrik mühendisleri, mimar, Fenni Mesul, Yapı Denetim” gibi projenin bir kısmı ya da tamamından sorumlu teknik personel/firma olup, e-Belediye kullanıcı adı ve şifreleriyle dosya imzalama ve yükleme işlemi yapabilmektedir.

Gerçekleştirilen otomasyon sayesinde, başvurular ilgili kontrol personeline sırayla düşmekte, bu şekilde şeffaflık ve eşit işyükü dağılımı sağlanmaktadır. Yapı Ruhsatı ve türevlerine ait başvuru internet ortamında yapılırken, “başvuru sahibi ve sorumlu kişilere(müellif)” ait kimlik ve iletişim bilgileri de başvuru sahibince girilmektedir.

Proje sorumluları, sorumlu oldukları proje kısmındaki süreç değişiklikleri konusunda SMS/e-Posta ile anlık bilgilendirilmektedir. Bu sayede müteahhit-yapı denetim-sorumlu mimar/mühendis arasında oluşabilecek iletişim sorunlarının önüne geçilmiştir. Süreç sonunda yapı ruhsatı verilerek kontrol birimlerince onaylandıktan sonra, hukuki geçerliliği olan e-imzalı orijinal proje dosyası, tarama gerektirmeden dijital arşive kaydedilmektedir.

Proje Vizyonu

Projede genel olarak hedeflenenler; bürokratik işlemleri mevzuata uygun şekilde azaltarak vatandaş ve personel açısından; zaman/işgücü, donanım ve taşıt tasarrufu sağlamak, hizmeti vatandaşın ayağına götürmek, dokümanların saklama ve erişim süreçlerini kolaylaştırmak, verimlilik, hız ve kaliteyi artırarak vatandaş memnuniyetini yükseltmek ve kurum prestijinin artmasına fayda sağlamak olarak özetlenebilir. Mevcut durumla aynı iş yükünün değerlendirildiği hedef tespitinde; Hizmet masası ilgili personel sayısında düşüş yaşanacağı Hizmet masası İlgili personelinin mesaisini sadece bu işe ayırması gerekmeyeceği Fiziksel İmar Arşivi personeline ihtiyaç duyulmayacağı Müşteri tarafında ulaşım giderlerini ortadan kaldıracağı Müşteri tarafında zaman ve işgücü tasarrufu sağlayacağı Proje kontrol ve onay süresinin kısalacağı Müşteri memnuniyeti sağlanacağı İş yükünün mümkün oldukça eşit şekilde dağıtılacağı İşlerin kişiye bağlı olmadan şeffaf bir şekilde takip edileceği öngörüldü.

Teknolojiler

Elektronik imza , Web, Süreç Yönetim Sistemi, Dijital Arşiv Sistemi ve bu sistemler arasındaki web servisleri ile ilgili teknolojiler temel olarak yoğun bir şekilde kullanılmıştır. Projede zaman içinde kurum ihtiyaçları doğrultusunda geliştirilen iki farklı versiyondan bahsedilebilir. İlk versiyon EPKAS web uygulamasında; C#, jQuery, ASP.Net MVC 4, Entity Framework Teknolojileri kullanılarak geliştirilmiştir. View tarafında Razor Engine kullanılmıştır. MVC hızlı geliştirmeye imkan sağlaması, proje üzerinde birden fazla kişiye aynı anda çalışma imkanı sağlaması, performans artışı sebebi ile kullanılmıştır.Süreç Yönetim sistemi tarafında Dev Express, e-Belediye tarafında ise Asp.net MVC’nin view katmanında Razor engine kullanılmıştır. İkinci versiyonda ise java tabanlı bir yapıya geçilmiştir.

Hedef Kitle

İl -Konya ili Selçuklu ilçesi sınırları içerisindeki yaklaşık 700.358 kişi başvuru yapması durumunda uygulamadan yararlanabilmektedir. Proje gerekli uyarlama çalışmalarıyla belediyelerin tamamı tarafından kullanılabilir olup, kullanım alanı belediyelerle sınırlı değildir. İlçe Belediyelerinde kullanılması sonucu aynı ilçenin yer aldığı Büyükşehir Belediyeleri, Tapu Müdürlükleri ve TMMOB odaları topyekün sistemden faydalanacaktır. Islak imzalı fiziksel evraklarla işlem yapan tüm kamu kurum/kuruluşları ve özel şirketler 5070 sayılı elektronik imza kanununa göre alacakları başvuru evraklarını elektronik imzalı olarak alabilir ve gerekli güvenlik tedbirlerini almak suretiyle kurumsal web sayfalarından süreçlerini yönetebilir, dijital arşivleme sistemi tesisiyle de doğru veriye hızlı ve güvenli bir şekilde erişilmesini sağlayabilir.

Paydaşlar

Kamu Kurumu - Açıklama:

Şahıs - Açıklama:

Yerel Yönetim - Açıklama:

Özel Sektör - Açıklama:

Proje Çıktısı/Sonucu

EPKAS, e-dönüşümü destekleyen bir çalışmadır. 1 Ağustos 2016 tarihinden günümüze kadar 8 yıldan fazla bir süredir güncellemeler ile kullanılmaya devam etmektedir. Proje yayına alındığı tarih itibariyle uzun yıllardan beri Konya ilinde ilk olmasının yanında Türkiye deki belediyeler arasında ilk 3 de yer almıştır. Mevzuata bağlı gereksiz bürokratik işlemleri kaldırması ya da kolaylaştırması, Zamandan ve ekonomik kaynaklardan tasarruf sağlaması, Personelin daha etkin ve verimli kullanımı, Yapı Ruhsat işlemlerine şeffaflık ve izlenebilirlik getirmesi, Dış paydaş, İç Paydaş ve vatandaşların çalışma ve hayat koşullarını iyileştirici etkiye sahip olması, Özel ve Tüzel ticari kişilikleri teknoloji kullanımına zorlaması, Proje dosyasının, e-imzalı dijital halinin kaybolma ve değiştirilmeye karşı korumalı olması İdari, hukuki, mali ve teknik çalışmaları kolaylaştırması sağlanmıştır.